ePłatności od 1 stycznia 2026 r. – nowa infrastruktura rozliczeń z administracją

Ujednolicenie płatności na rzecz państwa dojrzewało od lat. W ostatnim czasie, w Rządowym Centrum Legislacji pojawił. się opiniowany obecnie Projekt ustawy o usłudze ePłatności, który porządkuje rozproszone dziś ścieżki uiszczania podatków i opłat administracyjnych, wprowadzając centralny mechanizm obsługiwany przez Ministra Cyfryzacji, z technicznym wsparciem Banku Gospodarstwa Krajowego. Efekt ma być praktyczny: jeden kanał, jednolity dowód, prostsza kontrola i raportowanie po stronie organów. Wejście w życie zmian, ważnych dla osób fizycznych i przedsiębiorców, przewidziano na 1 stycznia 2026 r., a o szczegółach pisze nasz ekspert – doradca podatkowy, Małgorzata Obajtek.

Czym w istocie są ePłatności

Ustawa definiuje ePłatności jako usługę online do regulowania elektronicznie „należności” pobieranych przez podmioty publiczne. Chodzi szeroko o: podatki, opłaty lokalne, opłatę skarbową i inne opłaty nakładane z mocy prawa. Po stronie użytkownika (osoba fizyczna, także przedsiębiorca) system zapewnia:

• udostępnienie informacji o należności i jej terminie,
• bezprowizyjną płatność online,
• podgląd statusu w toku i historię rozliczeń,
• urzędowy dowód zapłaty opatrzony kwalifikowaną pieczęcią Ministra Cyfryzacji.

To nie jest kolejna „strona do przelewu”. To infrastruktura łącząca systemy urzędów z dostawcami usług płatniczych i z BGK, który rozlicza transakcje jako agent rozliczeniowy. Użytkownik nie wprowadza już „ręcznie” tytułu i numeru rachunku – widzi gotową pozycję do opłaty.

Kluczowa zmiana materialna: chwila dokonania zapłaty

Najbardziej odczuwalną nowością jest doprecyzowanie momentu, w którym opłata jest uznana za dokonaną, gdy przepisy przewidują termin. W ePłatnościach będzie to:

• dzień uzyskania potwierdzenia autoryzacji transakcji płatniczej przez dostawcę (w klasycznych płatnościach inicjowanych przez płatnika), albo
• dzień zainicjowania transakcji przez odbiorcę, o ile płatnik nie odwoła zlecenia (w modelach „pull”).

Ta precyzja istotnie ogranicza spory „wysłałem w terminie, zaksięgowało się dzień później”, a w praktyce porządkuje kalkulację odsetek i ocenę dochowania terminu.

Role i odpowiedzialności

W myśl procedowanych zmian, Minister Cyfryzacji będzie utrzymywał Platformę ePłatności, odpowiadał za jej rozwój, cyberbezpieczeństwo oraz zgodność ze schematami i regulaminami organizacji płatniczych. To jego rolą będzie również zapewnienie interfejsu technicznego dla integracji systemów podmiotów publicznych i dostawców usług płatniczych. BGK kolejno – na podstawie umowy z Ministrem – będzie obsługiwać rozliczenia jako agent rozliczeniowy, a podmiot publiczny będzie występować jako akceptant. W umowie z BGK doprecyzowuje się m.in. tryb rozliczeń, zakres sprawozdawczości, zasady przetwarzania danych oraz warunki zmian i rozwiązania współpracy.

Co istotne finansowo, wynagrodzenie BGK za obsługę transakcji jest limitowane do 0,10 zł za transakcję i pokrywane z budżetu państwa, z mechanizmem corocznej indeksacji o wskaźnik cen. Po stronie użytkownika utrzymano zasadę braku prowizji.

Dane, które będą przetwarzane

Aby zidentyfikować należność i prawidłowo ją rozliczyć, w Platformie gromadzone będą ograniczone, katalogowo wskazany zestawy danych: m.in. PESEL i (jeżeli nadano) identyfikator użytkownika, identyfikator należności, indywidualny rachunek przypisany do należności, datę powstania i termin płatności, tytuł i kwotę, a także statusy płatności. Dodatkowo – dane płatnika (imię, nazwisko, data urodzenia), informacje o dokonanej płatności i statusach rozliczeń. Administratorem jest Minister Cyfryzacji; wymagania techniczne i organizacyjne zostaną uszczegółowione w ogólnych warunkach publikowanych w BIP.

Dotacje dla JST i harmonogram

Ustawa przewiduje mechanizm dotacji na integrację z ePłatnościami dla jednostek samorządu terytorialnego – w szczególności dla małych gmin – w latach 2026-2028. Ogłoszenia naborów (z kryteriami, sposobem dokumentowania wydatków i pulą środków) będą publikowane w BIP Ministra. To narzędzie ma zdjąć barierę wejścia tam, gdzie koszty integracji były dotąd nieproporcjonalnie wysokie.

Co to oznacza dla przedsiębiorców „tu i teraz”

1. Więcej przewidywalności przy terminach. Wewnętrzne polityki płatności warto zaktualizować tak, aby za moment „zapłacono” przyjąć autoryzację w ePłatnościach. To redukuje ryzyko sporu o odsetki i zamykanie okresów rozliczeniowych.
2. Dowody zapłaty w obiegu księgowym. System generuje urzędowy dowód z kwalifikowaną pieczęcią. Dobrą praktyką będzie jego automatyczne wpinanie do dokumentacji KPiR/ERP.
3. Mniej błędów ludzkich. Rezygnacja z „ręcznych” przelewów na podstawie ogłoszeń i tytułów wpisywanych z palca przełoży się na mniej korekt i reklamacji.
4. Przegląd pełnomocnictw i ról. Warto uporządkować, kto w organizacji inicjuje płatności do administracji i na jakiej podstawie, aby nowy kanał włączyć do istniejących uprawnień.
5. Plan na ewidencję i archiwum. Historia płatności dostępna w systemie publicznym nie zwalnia z utrzymywania wewnętrznego archiwum dowodów – ale uprości ich kompletowanie przy kontroli.

Co zyska administracja

Po stronie urzędów korzyścią jest standaryzacja: jeden proces przyjmowania opłat, spójny mechanizm raportowania i rozliczeń, lepsza ściągalność przy niższej liczbie błędów formalnych. Z perspektywy bezpieczeństwa – możliwość natychmiastowej reakcji (wstrzymanie świadczenia) oraz jasny podział odpowiedzialności technicznej i operacyjnej.

Pozycjonowanie względem rynku

ePłatności nie zastąpią banków ani operatorów płatniczych. Ich celem jest stworzenie warstwy usługowej dedykowanej należnościom publicznym. Integracje z dostawcami i organizacjami płatniczymi pozwolą wykorzystać popularne metody płatności, ale w rygorze jednolitej dokumentacji i kontroli. Dla przedsiębiorcy różnica będzie koncentrować się na tym, że zamiast „szukać rachunku i tytułu”, opłacać będzie pozycję wygenerowaną przez podmiot publiczny, otrzymując natychmiast urzędowy dowód.

Minimalne ryzyko, wymierny efekt

Projekt jest konserwatywny technologicznie i ostrożny regulacyjnie: wprowadza jasny katalog danych, precyzuje role, wyposaża Ministra w narzędzia zapewnienia bezpieczeństwa i nadzoru operacyjnego, a po stronie finansowania ustanawia limit kosztu rozliczenia jednostkowego. Dzięki temu ryzyka wdrożeniowe są kontrolowane, a efekt – realny w codziennym obiegu: mniej błędów, mniej rozbieżności w terminach, łatwiejsza kontrola i kompletne dowody.

Podsumowanie

• Start zgodnie z projektem: 1 stycznia 2026 r.
• Zakres: należności publiczne (podatki, opłaty lokalne, skarbowe i inne opłaty ustawowe).
• Zasada kosztowa: brak prowizji po stronie płatnika; rozliczenia przez BGK z limitem 0,10 zł za transakcję finansowanym z budżetu państwa.
• Dowód: elektroniczny dokument z kwalifikowaną pieczęcią Ministra Cyfryzacji.
• Terminowość: zapłata „w terminie” liczona na autoryzacji (lub inicjacji przez odbiorcę – w modelu „pull”).
• Dla JST: dotacje na integrację w latach 2026-2028.

To zmiana systemowa, która nie wymaga od przedsiębiorców rewolucji procesowej – ale premiuje tych, którzy wcześniej przygotują polityki płatności, obieg dowodów i uprawnienia. W zamian dostajemy większą pewność co do terminowości i kompletności dokumentacji oraz mniej operacyjnych „tarć” w kontaktach z administracją. W świecie podatków i opłat to wartość wymierna.