71 737 37 22
E-paragon to elektroniczna, pełnoprawna forma paragonu fiskalnego, która stanowi nowoczesną alternatywę dla tradycyjnych, papierowych dokumentów potwierdzających dokonanie zakupu. Jeżeli sprzedawca wystawi elektroniczny paragon fiskalny, nie ma już obowiązku drukowania klientowi dowodu sprzedaży w wersji papierowej.
Celem e-paragonu jest usprawnienie obrotu gospodarczego, zwiększenie transparentności transakcji oraz zmniejszenie kosztów związanych z eksploatacją urządzeń fiskalnych i archiwizacją dokumentów. Może być on przesyłany klientowi w formie elektronicznej, np. poprzez e-mail, aplikację mobilną lub SMS – pod warunkiem wyrażenia przez klienta na to zgody.
Podstawa prawna
Możliwość wystawiania e-paragonów została wprowadzona do polskiego porządku prawnego na mocy nowelizacji ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2023 r. poz. 1570 ze zm.), a także przepisów wykonawczych, w tym przede wszystkim Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących. Nowe rozporządzenie, mające obowiązywać od 1 lipca 2025 r., ma wskazywać wprost na możliwość wystawiania e-paragonów za pomocą kasy fiskalnej online oraz tzw. kasy wirtualnej, czyli mającej postać oprogramowania.
Kasy online przesyłają dane do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Krajową Administrację Skarbową (KAS), dając możliwość generowania paragonów w formacie elektronicznym i ich udostępniania nabywcy bez konieczności wydruku.
Korzystanie z e-paragonów jest dobrowolne, zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy.
Jak stosować e-paragony w praktyce? Czym jest hub paragonowy?
Wdrożenie e-paragonów w firmie to nie tylko zakup odpowiedniego sprzętu, ale również dostosowanie procesów sprzedażowych oraz integracja z właściwymi systemami informatycznymi. W szczególności dotyczy to integracji z hubem paragonowym, który pełni funkcję pośrednika między kasą rejestrującą a konsumentem końcowym.
Hub paragonowy to centralna platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów, której zadaniem jest przyjmowanie e-paragonów z kas rejestrujących online i udostępnianie ich klientom w ustandaryzowanej, bezpiecznej formie. Jest to swoisty „most” między systemami sprzedaży a konsumentem końcowym – umożliwia on przesłanie paragonu elektronicznego bezpośrednio do aplikacji mobilnej klienta (np. e-Paragony) lub innego kanału odbioru (np. e-mail, SMS, konto użytkownika w e-sklepie).
Warto doprecyzować, że hub paragonowy w ścisłym znaczeniu tego terminu odnosi się do rozwiązania stworzonego i udostępnionego przez Ministerstwo Finansów, jednak na rynku funkcjonują także rozwiązania komercyjne oferowane przez podmioty prywatne, które pełnią analogiczną funkcję.
Krok po kroku – jak rozpocząć stosowanie e-paragonów:
1. Zakup lub aktualizacja kasy fiskalnej do wersji online
Przedsiębiorca powinien korzystać z kasy rejestrującej online, która jest zgodna z wymaganiami technicznymi określonymi przez Ministerstwo Finansów. Lista dopuszczonych urządzeń dostępna jest na stronie Głównego Urzędu Miar.
2. Wybór dostawcy systemu POS (Point of Sale) lub ERP (Enterprise Resource Planning) wspierającego e-paragony
Aby możliwe było generowanie e-paragonów i ich przekazywanie klientom, konieczna jest integracja systemu sprzedażowego (POS/ERP) z odpowiednim rozwiązaniem IT – najlepiej takim, które posiada certyfikację zgodności z hubem paragonowym.
3. Integracja z hubem paragonowym
Można to zrobić na dwa sposoby:
– Pośrednio, korzystając z gotowych rozwiązań dostawców oprogramowania sprzedażowego, którzy mają już integrację z hubem (np. aplikacje mobilne, platformy sprzedażowe, systemy POS).
– Bezpośrednio, poprzez własne API (Application Programming Interface) i infrastrukturę informatyczną – to rozwiązanie najczęściej jest wybierane przez duże sieci handlowe lub podmioty e-commerce z własnym zapleczem IT. Ministerstwo Finansów udostępnia dokumentację integracyjną (m.in. API huba paragonowego) na platformie gov.pl.
4. Umożliwienie klientowi odbioru e-paragonu
Klient musi wyrazić zgodę na otrzymanie e-paragonu w formie elektronicznej. Można to zrealizować poprzez:
– przesłanie paragonu e-mailem lub SMS-em,
– udostępnienie paragonu w aplikacji mobilnej (np. e-Paragony),
– wygenerowanie QR kodu do pobrania e-paragonu,
– automatyczne przypisanie e-paragonu do konta klienta (np. w ramach programu lojalnościowego).
Brak uzyskania świadomej zgody konsumenta może zostać zakwestionowany przez organy nadzoru (w tym UODO). Zaleca się wdrożenie rozwiązania, które automatycznie rejestruje zgodę klienta i sposób doręczenia paragonu.
5. Zgodność z przepisami RODO i bezpieczeństwo danych
Należy zadbać o odpowiednie zabezpieczenia danych klientów – zarówno przy ich przetwarzaniu, jak i przechowywaniu. E-paragon może zawierać dane umożliwiające identyfikację osoby fizycznej, co wymaga zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
6. Szkolenie personelu i aktualizacja procedur sprzedażowych
Nowy sposób wydawania paragonów powinien być jasno opisany w procedurach firmowych i zrozumiały dla pracowników punktów sprzedaży.
Szansa, ale też wyzwanie dla przedsiębiorców
Wykorzystywanie e-paragonów wiąże się zarówno z korzyściami, jak i pewnymi trudnościami organizacyjnymi i technologicznymi, które należy świadomie zaplanować.
Szanse i korzyści wynikające z wdrożenia e-paragonów:
- Obniżenie kosztów eksploatacyjnych
Brak konieczności drukowania paragonów to realne oszczędności na papierze, rolkach termicznych i serwisowaniu drukarek fiskalnych.
- Wygoda dla klienta i nowoczesny wizerunek firmy
Udostępnianie e-paragonu w aplikacji, mailowo lub przez SMS jest atrakcyjne z punktu widzenia konsumenta, zwłaszcza młodszych pokoleń oczekujących rozwiązań cyfrowych.
- Ułatwienie procedur reklamacyjnych i zwrotów
Dostęp do e-paragonu w formie cyfrowej oznacza, że klient nie musi przechowywać papierowego dowodu zakupu, co zmniejsza ryzyko utraty dokumentu i skraca obsługę posprzedażową.
- Lepsza kontrola danych sprzedażowych
Elektroniczne paragony mogą być integrowane z systemami analitycznymi i raportowymi, co ułatwia kontrolę nad sprzedażą, zwłaszcza w wielu punktach lub kanałach sprzedaży.
- Zgodność z nowoczesnymi standardami i wymaganiami regulatora
Używanie e-paragonów świadczy o cyfrowej dojrzałości przedsiębiorstwa i przygotowaniu na przyszłe wymogi sprawozdawczości elektronicznej.
Wyzwania i ryzyka
- Koszty wdrożenia systemu
Zakup kas online, aktualizacja oprogramowania i integracja z hubem paragonowym to realny koszt, szczególnie dla mikroprzedsiębiorców.
- Złożoność integracji technicznej
Połączenie z systemem typu hub wymaga odpowiednich kompetencji IT lub współpracy z wyspecjalizowanym dostawcą.
- Wymogi formalne i prawne
Konieczne jest m.in. uzyskanie zgody klienta na przesłanie e-paragonu oraz zapewnienie zgodności z przepisami RODO.
- Potrzeba przeszkolenia personelu i informowania klientów
Nowe procedury muszą być dobrze znane pracownikom oraz jasno komunikowane klientom, by uniknąć nieporozumień.
- Ryzyko technicznych przerw i błędów
Ewentualne problemy z połączeniem do CRK, huba lub awarie systemu sprzedaży mogą powodować zakłócenia w obsłudze klientów.
Podsumowanie
Wprowadzenie e-paragonów to istotny krok w kierunku cyfryzacji procesów sprzedażowych i fiskalnych w Polsce. Nowe regulacje stwarzają przedsiębiorcom szansę na uproszczenie obsługi klienta, redukcję kosztów operacyjnych oraz integrację sprzedaży z nowoczesnymi narzędziami analitycznymi i marketingowymi. Jednocześnie wymagają spełnienia określonych obowiązków technicznych i prawnych – w tym integracji z hubem paragonowym oraz zapewnienia zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.
Aby skutecznie i bezpiecznie wdrożyć e-paragony, przedsiębiorcy powinni odpowiednio przygotować infrastrukturę techniczną, przeszkolić personel oraz zadbać o właściwą komunikację z klientami. Z punktu widzenia zgodności z prawem i ograniczenia ryzyka, warto skorzystać ze wsparcia doradców prawnych i podatkowych, którzy pomogą dopasować rozwiązania do specyfiki danej działalności.
Artykuł autorstwa: r. pr. Jakub Kędzierski
W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:
Aktualności
