Dowody, paszporty, akty urodzenia – prostsze procedury już wkrótce?

Szykują się zmiany w przepisach dotyczących spraw obywatelskich – w obszarze dowodów osobistych, aktów stanu cywilnego oraz dokumentów paszportowych. W założeniu mają one ułatwić obywatelom załatwianie najważniejszych spraw związanych z dokumentami osobistymi, podnieść poziom bezpieczeństwa danych oraz usprawnić pracę administracji.

O szczegółach projektu pisze mec. Karolina Sdzuj, radczyni prawna z Kancelarii Sobota Jachira.

Jaki akt prawny przygotowało MSWiA?

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji (MSWiA) przygotowało Projekt ustawy o zmianie ustaw w celu optymalizacji niektórych procesów w zakresie spraw obywatelskich.

Projekt zakłada nowelizację aż czterech ustaw:

• ustawy z dnia 2 kwietnia 2009 r. o obywatelstwie polskim (Dz.U. z 2023 r. poz. 1989, z późn. zm.),
• ustawy z dnia 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (Dz.U. z 2022 r. poz. 671, z późn. zm.),
• ustawy z dnia 28 listopada 2014 r. – Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2025 r. poz. 594, z późn. zm.),
• ustawy z dnia 17 stycznia 2022 r. o dokumentach paszportowych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1063, z późn. zm.).

W założeniach opublikowanych na stronie rządowej wskazano, że planowane zmiany dotyczą przede wszystkim:

• wydawania, unieważniania i zarządzania dowodami osobistymi,
• zasad dotyczących tzw. danych ukrytych („danych krytych”) w aktach urodzenia,
• wydawania, odmowy wydania, unieważniania oraz udostępniania dokumentacji związanej z wydaniem dokumentu paszportowego, a także przywracania ważności dokumentów paszportowych.

Celem jest uproszczenie i usprawnienie procesów administracyjnych, zwiększenie dostępności usług oraz podniesienie poziomu bezpieczeństwa i ochrony praw obywateli.

Jakie konkretnie zmiany proponuje ministerstwo?

1. Zmiany w ustawie o obywatelstwie polskim

W zakresie ustawy o obywatelstwie polskim projekt przewiduje rozszerzenie katalogu podmiotów uprawnionych do korzystania z danych zawartych w Rejestrze Dowodów Osobistych oraz Rejestrze Dokumentów Paszportowych.

Uprawnienie to ma objąć ministra właściwego do spraw wewnętrznych, w związku z prowadzonymi postępowaniami w sprawach dotyczących obywatelstwa polskiego. W praktyce ma to ułatwić weryfikację danych niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy.

2. Zmiany w ustawie o dowodach osobistych

Jak wskazuje MSWiA, nowelizacja w tym obszarze ma przede wszystkim usprawnić i unowocześnić procedury administracyjne związane z dowodami osobistymi.

Projekt obejmuje m.in.:

• możliwość odbioru dowodu osobistego w organie innej gminy niż ta, w której złożono wniosek,
• wydłużenie okresu ważności dowodu osobistego wydawanego osobie, która ukończyła 70. rok życia,
• wprowadzenie usług transakcyjnych (bez udziału urzędnika) w zakresie zgłoszeń dotyczących dowodu osobistego dziecka (m.in. jego utraty lub uszkodzenia) – dla rodzica, pod którego władzą rodzicielską pozostaje dziecko, o ile istnieje powiązanie parentyzacyjne (tj. numer PESEL rodzica figuruje w rejestrze danych dotyczących dziecka),
• zapewnienie możliwości jednoczesnego:
  • zgłoszenia utraty dowodu osobistego albo
  • zgłoszenia podejrzenia nieuprawnionego wykorzystania danych osobowych
    podczas przyjmowania wniosku o wydanie dowodu osobistego w miejscu pobytu wnioskodawcy,
• przywrócenie ważności dowodu osobistego w przypadku jego unieważnienia na skutek oczywistej omyłki (dotyczy dowodu bez warstwy elektronicznej, który nie został fizycznie anulowany),
• możliwość unieważnienia dowodu osobistego przez konsula, do którego zgłoszono utratę lub uszkodzenie dokumentu albo do którego przekazano znaleziony dowód,
• możliwość zgłoszenia utraty dowodu osobistego Straży Granicznej (rozwiązanie analogiczne do obecnych regulacji w ustawie o dokumentach paszportowych),
• obowiązek informowania obywatela o unieważnieniu dowodu osobistego z powodu zmiany danych – w sytuacji braku danych w Rejestrze Danych Kontaktowych,
• możliwość uzyskania przez rodzica zaświadczenia z Rejestru Dowodów Osobistych zawierającego dane dziecka, jeśli dziecko pozostaje pod jego władzą rodzicielską,
• umożliwienie członkom najbliższej rodziny dostępu do dokumentacji związanej z dowodami osobistymi bez konieczności wykazywania interesu prawnego,
• doprecyzowanie i uspójnienie szeregu przepisów ustawy.

W praktyce część z tych rozwiązań może przełożyć się na mniej formalności, mniej wizyt w urzędzie i większą elastyczność w załatwianiu spraw.

3. Zmiany w Prawie o aktach stanu cywilnego – „dane kryte”

Istotną częścią projektu jest modyfikacja przepisów dotyczących tzw. „danych krytych” w akcie urodzenia dziecka.

Obecnie przepisy wymuszają obligatoryjne zamieszczanie danych dotyczących ojca, nawet jeśli:

• nie doszło do uznania ojcostwa oraz
• nie zapadło sądowe orzeczenie ustalające ojcostwo.

W takiej sytuacji:

• jako imię ojca wpisuje się imię wskazane przez matkę dziecka,
• jeżeli matka nie wskaże imienia – kierownik urzędu stanu cywilnego sam wybiera imię,
• jako nazwisko ojca i jego nazwisko rodowe wpisuje się nazwisko matki z chwili urodzenia dziecka,
• w akcie umieszcza się adnotację, że wpisane dane ojca są danymi matki oraz wybranym imieniem.

W praktyce oznacza to, że pole dotyczące ojca nie może pozostać puste, nawet jeśli nie ma rzeczywistych danych – wpisywane są dane fikcyjne.

Ta konstrukcja, określana jako „dane przesłaniające”, coraz częściej oceniana jest jako rozwiązanie archaiczne, które nie zawsze służy dobru dziecka, a dla wielu matek jest niezrozumiałe. Dodatkowe problemy pojawiają się także za granicą – fikcyjne dane w akcie urodzenia często prowadzą do konieczności tłumaczeń przysięgłych pełnych odpisów i dodatkowych wyjaśnień.

Projekt przewiduje:

• odejście od obowiązkowego zamieszczania danych krytych,
• wprowadzenie możliwości sprostowania aktów urodzenia zawierających takie dane na wniosek,
• przekształcenie instytucji danych krytych w rozwiązanie fakultatywne – decyzja o ich zastosowaniu miałaby należeć do matki lub później do dziecka, po osiągnięciu pełnoletniości.

MSWiA podkreśla, że zmiana ta ma odpowiadać aktualnym potrzebom społecznym i kulturowym, a także uwzględnia postulaty m.in. Rzecznika Praw Obywatelskich, środowiska urzędników stanu cywilnego oraz obywateli.

4. Zmiany w ustawie o dokumentach paszportowych

Ostatni blok zmian dotyczy dokumentów paszportowych. Celem jest zarówno usprawnienie postępowania administracyjnego, jak i doprecyzowanie istniejących procedur.

Projektowana nowelizacja przewiduje m.in.:

• doprecyzowanie sposobu działania organu paszportowego w sytuacji, gdy wniosek o odmowę wydania paszportu lub o jego unieważnienie wpłynie po spersonalizowaniu dokumentu, ale przed jego wydaniem,
• wprowadzenie zasady, że opłata za paszport lub paszport tymczasowy nie podlega zwrotowi po złożeniu wniosku,
• doprecyzowanie, że wniosek elektroniczny o paszport dla osoby do 12. roku życia może zostać złożony wyłącznie wtedy, gdy dziecku nadano wcześniej numer PESEL,
• rozszerzenie katalogu danych, których organ paszportowy może żądać w celu potwierdzenia tożsamości osoby ubiegającej się o dokument,
• wprowadzenie możliwości wyrażenia zgody na wydanie dokumentu paszportowego przy użyciu usługi elektronicznej,
• rozszerzenie katalogu sytuacji, w których organ może odmówić przyjęcia wniosku o paszport lub paszport tymczasowy,
• dodanie ministra właściwego do spraw wewnętrznych do katalogu podmiotów, którym można zgłosić utratę lub uszkodzenie paszportu lub paszportu tymczasowego,
• doprecyzowanie, że unieważnienie paszportu na wniosek obywatela możliwe jest wyłącznie wtedy, gdy wnioskodawca faktycznie posiada dokument,
• umożliwienie ministrowi właściwemu do spraw informatyzacji przywrócenia ważności paszportu lub paszportu tymczasowego w przypadku jego unieważnienia wskutek oczywistej omyłki urzędnika,
• doprecyzowanie zasad udostępniania dokumentacji związanej z wydawaniem paszportów.

Pozostałe modyfikacje mają charakter porządkowy i dostosowawczy, służący przejrzystości i spójności całej regulacji.

Czy proponowane zmiany są korzystne dla obywateli?

Na obecnym etapie, bazując na założeniach przedstawionych przez MSWiA, można wskazać, że projektowane zmiany co do zasady należy ocenić pozytywnie z perspektywy obywatela.

Na plus zasługują w szczególności:

• dążenie do zwiększenia bezpieczeństwa danych osobowych,
• ułatwienie załatwiania spraw związanych z dokumentami (np. możliwość zgłoszenia utraty dowodu i jednoczesnego podejrzenia wykorzystania danych osobowych w miejscu pobytu wnioskodawcy),
• większa elastyczność – jak odbiór dowodu osobistego w innej gminie niż ta, w której złożono wniosek,
• odejście od przymusowego stosowania danych krytych w aktach urodzenia, co wpisuje się w oczekiwania obywateli i standardy ochrony dobra dziecka,
• ujednolicenie oraz doprecyzowanie procedur paszportowych.

Jednocześnie MSWiA przedstawia projekt w komunikatach w sposób bardzo korzystny, co utrudnia na tym etapie pełną ocenę potencjalnych zagrożeń lub negatywnych skutków. Ostateczna ocena będzie możliwa dopiero po analizie konkretnych przepisów ustawowych, a nie jedynie ogólnych założeń.

Status projektu ustawy

MSWiA wskazało, że planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to IV kwartał 2025 r. – a więc zgodnie z zapowiedzią powinno to nastąpić jeszcze w tym roku.

Aby jednak ustawa weszła w życie, konieczne będzie przejście przez pełny proces legislacyjny:

1. uchwalenie ustawy przez Sejm,
2. rozpatrzenie przez Senat,
3. podpis Prezydenta RP,
4. ogłoszenie w Dzienniku Ustaw oraz upływ vacatio legis.

Dopiero wtedy nowe rozwiązania zaczną realnie wpływać na sposób załatwiania spraw dotyczących dowodów osobistych, paszportów oraz aktów urodzenia.

Kancelaria prawna Sobota Jachira oferuje kompleksową pomoc prawną w sporach z pracodawcami i pracownikami. Jeśli potrzebują Państwo profesjonalnej obsługi prawnej na tym gruncie, zapraszamy do kontaktu.

[email protected]

71 737 37 22

Kancelaria prawna Sobota Jachira – Radca prawny Wrocław