71 737 37 22
Krajowy System e-Faktur wchodzi w decydującą fazę wdrożenia i już dziś budzi wiele praktycznych pytań wśród przedsiębiorców z sektora MŚP. Choć idea centralnego systemu fakturowania ma na celu uproszczenie obrotu gospodarczego i zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego, w codziennej działalności firm pojawia się szereg wątpliwości związanych zarówno z wystawianiem, jak i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych. Poniżej przedstawiamy najczęściej pojawiające się pytania w formule Q&A, przygotowane na podstawie aktualnych wyjaśnień Ministerstwa Finansów, dostawców systemów finansowo-księgowych oraz doświadczeń doradczych.
Czym w praktyce jest Krajowy System e-Faktur i czy zastępuje on dotychczasowe faktury elektroniczne?
KSeF to centralna platforma teleinformatyczna administrowana przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem której wystawiane, odbierane i przechowywane są faktury ustrukturyzowane. Faktura wystawiona w KSeF nie jest zwykłym plikiem PDF wysyłanym e-mailem, lecz dokumentem zapisanym w określonej strukturze logicznej XML, zgodnej ze wzorem narzuconym przez przepisy. Oznacza to, że dotychczas stosowane e-faktury, nawet jeżeli były akceptowane przez kontrahentów, nie spełniają wymogów KSeF i nie będą mogły funkcjonować równolegle po wprowadzeniu obowiązku systemowego.
Od kiedy przedsiębiorcy będą zobowiązani do korzystania z KSeF?
Obowiązek stosowania KSeF ma charakter powszechny i obejmie czynnych podatników VAT, a w kolejnym etapie również podatników zwolnionych. Ustawodawca przewidział okres przejściowy, który ma umożliwić dostosowanie systemów księgowych i procedur wewnętrznych. Duże podmioty, tj. firmy z obrotem powyżej 200 mln zł rozpoczną obowiązkowe korzystanie z KSeF już od 1 lutego 2026 r. Pozostali przedsiębiorcy zostaną objęci tym obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. Z obowiązku korzystania z KSeF zostali tymczasowo, do końca 2026 r., wyłączeni najmniejsi podatnicy, tj. tacy, u których łączna miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 tys. zł.
W praktyce oznacza to konieczność przygotowania się do nowego modelu fakturowania z odpowiednim wyprzedzeniem, nawet jeżeli formalny obowiązek jeszcze nie dotyczy danego przedsiębiorcy.
Czy przedsiębiorca musi posiadać specjalne oprogramowanie do korzystania z KSeF?
Dostęp do KSeF możliwy jest na kilka sposobów. Najprostszym rozwiązaniem jest korzystanie z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jednak w przypadku firm wystawiających większą liczbę faktur rozwiązanie to bywa niewystarczające. W praktyce
większość przedsiębiorców decyduje się na integrację KSeF z używanym systemem finansowo-księgowym. Wymaga to współpracy z dostawcą oprogramowania oraz wcześniejszego przetestowania poprawności komunikacji z systemem rządowym.
Kto w firmie może wystawiać i odbierać faktury w KSeF?
Dostęp do KSeF opiera się na systemie uprawnień. Podatnik może działać samodzielnie lub przez osoby trzecie, w tym pracowników, biuro rachunkowe albo doradców podatkowych. Uprawnienia mogą być nadawane w różnym zakresie, na przykład tylko do odbioru faktur albo do ich wystawiania. Z perspektywy bezpieczeństwa kluczowe jest prawidłowe zarządzanie tymi uprawnieniami, zwłaszcza w większych organizacjach, gdzie obieg dokumentów obejmuje kilka działów.
Kiedy faktura uznawana jest za wystawioną i doręczoną kontrahentowi?
Moment wystawienia faktury w KSeF jest jednoznacznie powiązany z jej przyjęciem przez system i nadaniem numeru identyfikującego. To ta data ma znaczenie podatkowe, niezależnie od tego, kiedy kontrahent faktycznie zapozna się z treścią dokumentu. Z punktu widzenia odbiorcy faktura uznawana jest za doręczoną w chwili jej udostępnienia w KSeF, co eliminuje spory dotyczące skuteczności doręczenia.
Jakie problemy praktyczne mogą pojawić się po stronie małych i średnich przedsiębiorców?
W praktyce najczęściej zgłaszane trudności dotyczą awarii systemowych, błędów w strukturze faktury oraz niezgodności danych przesyłanych z systemów księgowych z wymaganiami KSeF. Dla mniejszych firm wyzwaniem bywa również zmiana dotychczasowych nawyków, w szczególności rezygnacja z ręcznego wystawiania faktur i przesyłania ich bezpośrednio do kontrahentów. Pojawiają się także pytania o postępowanie w sytuacji, gdy KSeF jest czasowo niedostępny, co wymaga wdrożenia procedur awaryjnych.
Czy faktury korygujące i zaliczkowe również muszą być wystawiane w KSeF?
System obejmuje swoim zakresem zasadniczo wszystkie faktury VAT, w tym faktury korygujące, zaliczkowe oraz końcowe. Oznacza to konieczność zachowania spójności danych pomiędzy fakturą pierwotną a korektą, co w przypadku złożonych rozliczeń może wymagać dodatkowej uwagi. W praktyce prawidłowe oznaczenie korekty w strukturze KSeF ma kluczowe znaczenie dla poprawności rozliczeń podatkowych.
Jakie są konsekwencje błędów popełnionych przy wystawianiu faktur w KSeF?
Błędy formalne mogą skutkować odrzuceniem faktury przez system, co oznacza, że nie wywoła ona skutków podatkowych. W dłuższej perspektywie ustawodawca przewidział również sankcje za niewystawianie faktur w KSeF lub wystawianie ich niezgodnie z przepisami. Dlatego tak istotne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników oraz przetestowanie procesów fakturowania jeszcze przed wejściem obowiązku w życie.
Czy KSeF oznacza koniec archiwizacji faktur w firmie?
Faktury przechowywane są w KSeF przez okres przewidziany w przepisach podatkowych, co znacząco ogranicza obowiązki archiwizacyjne po stronie przedsiębiorcy. Nie zwalnia to jednak z konieczności dbania o wewnętrzną dokumentację księgową oraz spójność danych, zwłaszcza gdy faktury stanowią element szerszych rozliczeń umownych.
Jak wygląda proces odbierania faktur zakupowych w KSeF?
Odbieranie faktur w KSeF odbywa się pasywnie, co oznacza, że przedsiębiorca nie musi podejmować żadnych działań, aby faktura została mu doręczona. Wystawca, przesyłając dokument do systemu, powoduje jego automatyczne udostępnienie odbiorcy w KSeF. Z perspektywy praktycznej oznacza to konieczność regularnego monitorowania systemu lub zapewnienia integracji z programem księgowym, który samodzielnie pobiera dokumenty. Dla wielu przedsiębiorców zmiana ta wiąże się z reorganizacją współpracy z biurem rachunkowym.
Czy możliwe jest wystawienie faktury dla podmiotu zagranicznego za pośrednictwem KSeF?
KSeF dotyczy zasadniczo faktur dokumentujących czynności opodatkowane VAT w Polsce. W przypadku kontrahentów zagranicznych system może być wykorzystywany, jeżeli transakcja podlega polskim przepisom o VAT i wystawiana jest faktura zgodna z krajowymi regulacjami. W praktyce oznacza to, że każdorazowo należy przeanalizować charakter transakcji oraz status podatkowy kontrahenta.
Czy podatnik zwolniony z VAT również będzie musiał korzystać z KSeF?
Docelowo obowiązek korzystania z KSeF ma objąć także podatników zwolnionych z VAT, zarówno podmiotowo, jak i przedmiotowo. Dla tej grupy przedsiębiorców szczególnym wyzwaniem może być konieczność wdrożenia nowych narzędzi informatycznych, mimo że skala fakturowania bywa ograniczona. Warto jednak podkreślić, że ujednolicenie formy faktur ma zwiększyć przejrzystość obrotu gospodarczego i uprościć kontrole podatkowe.
Jak postępować w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do systemu?
Przepisy przewidują tzw. tryb awaryjny, który pozwala na wystawienie faktury poza KSeF w sytuacjach, gdy system jest niedostępny z przyczyn technicznych. Taka faktura musi jednak zostać wprowadzona do KSeF niezwłocznie po ustaniu awarii. Z punktu widzenia przedsiębiorcy kluczowe jest posiadanie wewnętrznych procedur dokumentujących przyczyny zastosowania trybu awaryjnego, aby uniknąć ewentualnych sporów z organami podatkowymi.
Czy możliwe jest poprawienie błędu po wysłaniu faktury do KSeF?
Po przyjęciu faktury przez KSeF nie ma możliwości jej edycji. Jedynym sposobem skorygowania błędu jest wystawienie faktury korygującej zgodnie z obowiązującą strukturą logiczną. W praktyce oznacza to konieczność szczególnej staranności na etapie wprowadzania danych, zwłaszcza w odniesieniu do numerów NIP, kwot podatku oraz danych kontrahenta.
Jakie znaczenie ma KSeF dla terminów odliczenia podatku VAT?
Wprowadzenie KSeF wpływa na moment, w którym podatnik może skorzystać z prawa do odliczenia VAT. Ponieważ faktura jest uznawana za doręczoną w chwili jej udostępnienia w systemie, organy podatkowe zyskują pełną wiedzę o dacie jej wystawienia i odbioru. W praktyce może to ograniczyć wątpliwości interpretacyjne, ale jednocześnie wymaga większej dyscypliny w bieżącym ujmowaniu dokumentów w ewidencji VAT.
Czy KSeF zmienia zasady przechowywania i udostępniania faktur w trakcie kontroli?
Faktury przechowywane w KSeF są dostępne dla organów podatkowych bez konieczności angażowania przedsiębiorcy. Z jednej strony ogranicza to obowiązki administracyjne, z drugiej jednak zwiększa transparentność rozliczeń. Przedsiębiorcy powinni mieć świadomość, że dane zawarte w fakturach ustrukturyzowanych mogą być analizowane automatycznie, co zwiększa znaczenie poprawności formalnej dokumentów.
Czy wdrożenie KSeF wymaga zmian w umowach z kontrahentami?
W wielu przypadkach zasadne jest zweryfikowanie zapisów umownych dotyczących zasad fakturowania, terminów płatności oraz momentu doręczenia faktury. KSeF wprowadza jednoznaczne reguły w tym zakresie, które mogą różnić się od dotychczasowych ustaleń kontraktowych. Brak dostosowania umów może prowadzić do sporów, zwłaszcza w relacjach handlowych opartych na sztywnych terminach.
Jakie korzyści, poza obowiązkiem prawnym, może przynieść KSeF przedsiębiorcom?
Choć KSeF postrzegany jest głównie jako obowiązek administracyjny, w dłuższej perspektywie może przynieść również wymierne korzyści. Automatyzacja obiegu dokumentów, ograniczenie liczby błędów oraz łatwiejsza archiwizacja faktur to elementy, które mogą usprawnić funkcjonowanie działów finansowych. Warunkiem jest jednak prawidłowe wdrożenie systemu i dostosowanie procesów wewnętrznych.
Podsumowanie
Krajowy System e-Faktur stanowi jedną z największych zmian w obszarze rozliczeń VAT w ostatnich latach. Dla przedsiębiorców, w szczególności z sektora MŚP, oznacza on konieczność nie tylko technicznego dostosowania systemów księgowych, lecz także przemyślenia całego procesu fakturowania i obiegu dokumentów. Odpowiednie przygotowanie, testy oraz bieżące wsparcie doradcze pozwalają ograniczyć ryzyka i wykorzystać KSeF jako narzędzie porządkujące rozliczenia podatkowe.
Zapraszamy do kontaktu:
Aktualności
