Znaczenie podpisu elektronicznego w polskim prawie

Cyfryzacja obrotu gospodarczego sprawiła, że podpis elektroniczny przestał być rozwiązaniem niszowym, a stał się jednym z kluczowych narzędzi w relacjach biznesowych i administracyjnych. Jego znaczenie w polskim porządku prawnym wynika przede wszystkim z przepisów prawa unijnego, w szczególności z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym (eIDAS) (Dz. Urz. UE L 257 z 28.08.2014.)

Rozporządzenie eIDAS obowiązuje bezpośrednio we wszystkich państwach członkowskich UE, w tym w Polsce, i ustanawia jednolite zasady dotyczące podpisów elektronicznych oraz ich skutków prawnych.

Podpis elektroniczny jako narzędzie identyfikacji

Podpis elektroniczny jest przede wszystkim sposobem identyfikacji osób fizycznych oraz podmiotów, które się nim posługują. Umożliwia on obiektywne ustalenie tożsamości osoby składającej podpis pod dokumentem elektronicznym. Oznacza to, że podpis nie jest jedynie „obrazkiem” odręcznego podpisu wklejonym do pliku, lecz mechanizmem pozwalającym powiązać konkretną osobę z określoną treścią dokumentu.

W praktyce wciąż spotykamy się z błędnym przekonaniem, że podpisanie dokumentu ręcznie, jego zeskanowanie i przesłanie e-mailem jest równoznaczne z przekazaniem podpisanego dokumentu. W rzeczywistości w takim przypadku przekazujemy wyłącznie kopię (skan) dokumentu papierowego. Oryginał istnieje w formie papierowej i pozostaje u nadawcy.

Inaczej jest w przypadku podpisu elektronicznego. Dokument tworzony i podpisywany jest z poziomu komputera – przy użyciu specjalnego oprogramowania lub usługi (np. podpisu jednorazowego w chmurze). Po złożeniu podpisu plik – najczęściej w formacie PDF – zawiera informację o podpisie elektronicznym i może zostać przesłany drugiej stronie. W takiej sytuacji przekazywany jest oryginał dokumentu, ponieważ jego pierwotna i jedyna forma ma charakter elektroniczny. Wydruk takiego dokumentu stanowi jedynie kopię.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Rozporządzenie eIDAS wyróżnia trzy podstawowe rodzaje podpisów elektronicznych:

1. Podpis elektroniczny (zwykły) – to najszersza kategoria. Może nim być np. podpis pod wiadomością e-mail, zaznaczenie pola „akceptuję” w systemie elektronicznym czy podpis złożony przy użyciu platformy do zawierania umów online. Jego skuteczność dowodowa zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Inne przykłady takiego podpisu to zeskanowany podpis wklejony do pliku PDF czy też podpis złożony na tablecie kuriera przy odbiorze przesyłki.

Jest dopuszczalny w obrocie prawnym i może skutecznie wyrażać wolę stron, o ile przepisy nie wymagają szczególnej formy. Nie spełnia jednak wymogu formy pisemnej w rozumieniu art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego i nie jest zrównany z podpisem własnoręcznym.

2. Zaawansowany podpis elektroniczny – musi być jednoznacznie przyporządkowany podpisującemu, umożliwiać jego identyfikację oraz być składany przy użyciu danych pozostających pod wyłączną kontrolą tej osoby. Dodatkowo powinien być powiązany z dokumentem w sposób pozwalający wykryć każdą późniejszą zmianę treści. Najpowszechniejszym przykładem zaawansowanego podpisu elektronicznego w Polsce jest Profil Zaufany (ePUAP), używany do kontaktu z administracją publiczną.
3. Kwalifikowany podpis elektroniczny – to szczególny rodzaj podpisu zaawansowanego, składany przy użyciu kwalifikowanego urządzenia i oparty na kwalifikowanym certyfikacie wydanym przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania. Zgodnie z eIDAS wywołuje on taki sam skutek prawny jak podpis własnoręczny we wszystkich państwach UE. Jest rozwiązaniem odpłatnym. Jego uzyskanie wiąże się z zawarciem umowy z certyfikowanym dostawcą, przejściem procedury weryfikacyjnej oraz korzystaniem ze specjalnego oprogramowania i sprzętu (np. karty kryptograficznej i czytnika).

Profil zaufany a podpis elektroniczny

W polskim porządku prawnym istotną rolę odgrywa również Profil Zaufany ePUAP, funkcjonujący na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.

Podpis złożony przy użyciu profilu zaufanego (tzw. podpis zaufany) jest bezpłatnym narzędziem umożliwiającym potwierdzanie tożsamości w kontaktach z administracją publiczną. Technicznie nie jest on kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS, jednak ustawodawca krajowy przyznał mu szczególne znaczenie w obrocie z podmiotami publicznymi.

Zgodnie z przepisami ustawy o informatyzacji, podpis zaufany wywołuje skutki prawne równoważne podpisowi własnoręcznemu w relacjach z podmiotami realizującymi zadania publiczne. Oznacza to, że dokument podpisany profilem zaufanym i wniesiony za pośrednictwem właściwego systemu teleinformatycznego (np. ePUAP) spełnia wymóg formy pisemnej w postępowaniach administracyjnych, podatkowych czy sądowoadministracyjnych – o ile przepisy szczególne nie stanowią inaczej.

Należy jednak podkreślić, że poza sferą kontaktów z administracją publiczną podpis zaufany nie zawsze będzie traktowany jako równoważny podpisowi własnoręcznemu. W szczególności w obrocie prywatnym (np. przy zawieraniu umów między przedsiębiorcami) co do zasady jedynie kwalifikowany podpis elektroniczny gwarantuje zachowanie formy pisemnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego.

Skutki prawne i znaczenie praktyczne

Kluczową zasadą wynikającą z rozporządzenia eIDAS jest zakaz odmowy skuteczności prawnej podpisowi elektronicznemu wyłącznie z tego powodu, że ma on formę elektroniczną. W praktyce oznacza to, że dokument elektroniczny – odpowiednio podpisany – może wywoływać takie same skutki jak dokument papierowy.

W przypadku czynności wymagających formy pisemnej pod rygorem nieważności (np. niektóre umowy, pełnomocnictwa), co do zasady konieczne będzie użycie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, aby zachować równoważność z podpisem własnoręcznym. W kontaktach z administracją publiczną wystarczające może być natomiast użycie profilu zaufanego – o ile czynność dokonywana jest w ramach systemu przewidzianego przez przepisy.

Podsumowanie

Podpis elektroniczny nie jest jedynie technologiczną ciekawostką, lecz pełnoprawnym narzędziem obrotu prawnego. Umożliwia skuteczną identyfikację stron, zapewnia integralność dokumentów oraz – w przypadku podpisu kwalifikowanego – zastępuje podpis własnoręczny w rozumieniu prawa w całej Unii Europejskiej.

Profil zaufany stanowi natomiast praktyczne i bezpłatne rozwiązanie w relacjach z administracją publiczną, gdzie – w granicach wyznaczonych ustawą – jest traktowany jak podpis własnoręczny.

Dla przedsiębiorców oznacza to realne przyspieszenie procesów decyzyjnych, ograniczenie kosztów oraz większą elastyczność w zawieraniu umów. Jednocześnie właściwy dobór rodzaju podpisu elektronicznego powinien każdorazowo uwzględniać charakter czynności prawnej, krąg podmiotów oraz poziom ryzyka z nią związany.

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]