Terminy sprawozdawcze w spółkach: o czym zarząd musi pamiętać do 30 czerwca

Pierwsza połowa roku obrotowego to dla zarządów spółek czas intensywnej pracy związanej z obowiązkami sprawozdawczymi. Kluczową datą jest 30 czerwca, która wyznacza granicę dla szeregu czynności sprawozdawczych, przede wszystkim związanych ze sprawozdaniem finansowym spółki.

Sprawozdanie finansowe

Przypomnijmy, sprawozdanie finansowe to dokument zawierający podstawowe informacje
o rocznej działalności przedsiębiorstwa, ujęte pod względem finansowym. Jego celem jest rzetelne i jasne przedstawienie kondycji przedsiębiorstwa na określony moment oraz za dany okres sprawozdawczy.

Sprawozdanie finansowe sporządza się według stanu na dzień nazywany dniem bilansowym.
W przypadku, gdy rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, dniem bilansowym jest dzień 31 grudnia.

Zakres sprawozdania finansowego określa art. 45 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości. Co do zasady obejmuje ono:

• Bilans – przedstawia stan aktywów i pasywów jednostki na koniec bieżącego oraz poprzedniego roku obrotowego.
• Rachunek zysków i strat – zawiera zestawienie przychodów, kosztów, zysków i strat,
  a także obowiązkowych obciążeń wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy.
• Informację dodatkową – obejmuje m.in. opis stosowanych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny oraz ewentualnych zmian w porównaniu z rokiem poprzednim.

Obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych dotyczy:

• podmiotów zobowiązanych do prowadzenia pełnej księgowości, tj. ksiąg rachunkowych na podstawie ustawy o rachunkowości, np. ze względu na osiągany poziom przychodów lub formę prawną,
• podmiotów, które dobrowolnie zdecydowały się na prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości.

Za przygotowanie sprawozdania finansowego odpowiada kierownik jednostki, w przypadku spółek najczęściej jest to zarząd spółki. Sprawozdanie finansowe sporządza się w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego, zatem do dnia 31 marca (rok obrotowy pokrywa się
z kalendarzowym). Kierownik jednostki (zarząd) przedstawia je właściwym organom, zgodnie
z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, postanowieniami statutu lub umowy.

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje odpowiednimi podpisami elektronicznymi. Sprawozdanie podpisują wszyscy członkowie zarządu oraz osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych (np. główny księgowy).

Do sprawozdania finansowego, w określonych przypadkach, należy również dołączyć sprawozdanie z działalności jednostki. Jest to dokument o charakterze opisowym, uzupełniający dane finansowe o informacje dotyczące funkcjonowania i rozwoju podmiotu
w danym roku obrotowym.

Obowiązek jego sporządzenia i złożenia dotyczy w szczególności jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS, takich jak spółki kapitałowe (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna), spółka komandytowo-akcyjna oraz inne jednostki, które zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości nie zostały zwolnione z tego obowiązku. Z obowiązku sporządzenia sprawozdania z działalności mogą być zwolnione m.in. niektóre jednostki mikro i małe, jeżeli spełnią warunki określone w ustawie.

Badanie sprawozdania przez biegłego rewidenta

Jeśli spółka podlega obowiązkowemu badaniu, zarząd musi:

• zapewnić przeprowadzenie audytu przed zgromadzeniem,
• uwzględnić opinię biegłego w dokumentacji.

Brak badania uniemożliwia zatwierdzenie sprawozdania.

Obowiązek poddania sprawozdania badaniu występuje przede wszystkim w odniesieniu do spółki akcyjnej (o ile na dzień kończący rok obrotowy nie była ona spółką w organizacji).

Obowiązek poddania sprawozdania finansowego badaniu przez biegłego rewidenta powstaje również w przypadku spółek, które w poprzednim roku obrotowym spełniły kryteria określone w ustawie o rachunkowości, odnoszące się m.in. do średniorocznego zatrudnienia, sumy aktywów bilansu oraz wysokości przychodów netto ze sprzedaży towarów i produktów.

W związku z tym szczególną uwagę na ten obowiązek powinny zwrócić podmioty dynamicznie rozwijające się, które – ze względu na wzrost skali działalności – mogą zostać objęte obowiązkiem badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta.

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego

Kolejnym krokiem jest zatwierdzenie sprawozdania finansowego, które należy do organu zatwierdzającego, którym w spółkach kapitałowych jest:

• zgromadzenie wspólników – w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością,
• walne zgromadzenie – w spółce akcyjnej.

Podstawą prawną tego obowiązku jest art. 53 ust. 1 ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym zatwierdzenie powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli co do zasady do 30 czerwca.

Zatwierdzenie następuje w formie uchwały podjętej po rozpatrzeniu sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności zarządu (jeżeli jest sporządzane) oraz opinii biegłego rewidenta – w przypadku gdy sprawozdanie podlega obowiązkowemu badaniu. Co do zasady uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego zapada zwykłą większością głosów, chyba że umowa spółki lub statut przewidują surowsze wymagania.

Jednocześnie z uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego podejmowane są zazwyczaj inne kluczowe uchwały dotyczące zamknięcia roku obrotowego, w szczególności:

• uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty, w której określa się sposób rozdysponowania wyniku finansowego za dany rok obrotowy,
• uchwała o udzieleniu absolutorium członkom organów spółki, tj. zarządu, a w spółce akcyjnej również rady nadzorczej, oceniająca wykonanie przez nich obowiązków w danym roku obrotowym.

Złożenie sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego

Po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przez właściwy organ spółki kapitałowej powstaje obowiązek jego złożenia do Krajowego Rejestru Sądowego. Zgłoszenie to obejmuje nie tylko samo sprawozdanie finansowe, ale również inne wymagane dokumenty roczne.

Podmiot wpisany do rejestru przedsiębiorców KRS jest zobowiązany do złożenia:

• sprawozdania finansowego,
• sprawozdania z działalności (jeżeli jest sporządzane),
• uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty,
• opinii biegłego rewidenta (jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu),
• w przypadku niektórych jednostek – także innych wymaganych dokumentów, np. sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej.

Dokumenty te składa się elektronicznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (Repozytorium Dokumentów Finansowych), opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo osobistym.

Obowiązek złożenia sprawozdania do KRS powinien zostać wykonany w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia, czyli najpóźniej w terminie do 15 lipca.

Negatywne konsekwencje zaniechania obowiązków sprawozdawczych

Odpowiedzialność za prawidłowe wykonanie obowiązków sprawozdawczych w spółkach kapitałowych spoczywa przede wszystkim na członkach zarządu, którzy – jako kierownik jednostki – są zobowiązani do zapewnienia sporządzenia, zatwierdzenia oraz złożenia sprawozdania finansowego w terminach wynikających z przepisów prawa. W przypadku zarządu wieloosobowego odpowiedzialność ta ma charakter solidarny i obejmuje wszystkich jego członków.

Odpowiedzialność za niesporządzenie sprawozdania finansowego

Brak sporządzenia sprawozdania finansowego lub sporządzenie go niezgodnie z przepisami stanowi czyn zabroniony. Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości, osoba odpowiedzialna (co do zasady członkowie zarządu oraz osoba prowadząca księgi) podlega grzywnie, karze pozbawienia wolności do lat 2 albo obu tym karom łącznie.

Dodatkowo, na podstawie art. 4a ustawy o rachunkowości, kierownik jednostki (zarząd) odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną działaniem lub zaniechaniem naruszającym obowiązki w zakresie rachunkowości, co oznacza możliwość dochodzenia odpowiedzialności cywilnej.

Odpowiedzialność za brak zatwierdzenia sprawozdania

Choć ustawa o rachunkowości nie przewiduje odrębnej sankcji karnej wyłącznie za brak zatwierdzenia sprawozdania, obowiązek jego przedstawienia właściwemu organowi i doprowadzenia do zatwierdzenia wynika z funkcji zarządu jako kierownika jednostki. Niedopełnienie tego obowiązku może skutkować:

• odpowiedzialnością cywilną wobec spółki (np. za brak możliwości podziału zysku),
• naruszeniem obowiązków korporacyjnych wynikających z przepisów Kodeks spółek handlowych,
• pośrednio także sankcjami wynikającymi z dalszych uchybień (np. brak złożenia do KRS).

Odpowiedzialność za brak złożenia sprawozdania do KRS

Niezłożenie sprawozdania finansowego do rejestru sądowego stanowi jedno z najczęściej sankcjonowanych naruszeń. Zgodnie z art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości, kto wbrew przepisom nie składa sprawozdania finansowego (oraz innych wymaganych dokumentów) do właściwego rejestru sądowego, podlega karze grzywny albo ograniczenia wolności.

Niezależnie od odpowiedzialności karnej, sąd rejestrowy może wszcząć postępowanie przymuszające na podstawie przepisów ustawy o KRS, nakładając grzywny na członków zarządu aż do wykonania obowiązku.

Odpowiedzialność podatkowa i karnoskarbowa

W przypadku gdy brak sporządzenia lub złożenia sprawozdania wpływa na realizację obowiązków podatkowych (np. brak przekazania dokumentów wraz z deklaracją CIT), członkowie zarządu mogą ponosić również odpowiedzialność na gruncie przepisów karnych skarbowych.

Podsumowanie

Odpowiedzialność za obowiązki sprawozdawcze ma charakter wielopoziomowy i obejmuje:

• odpowiedzialność karną (art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości),
• odpowiedzialność cywilną wobec spółki (art. 4a ustawy o rachunkowości),
• odpowiedzialność rejestrową (postępowanie przymuszające i grzywny),
• a w określonych przypadkach także odpowiedzialność karnoskarbową.

W praktyce oznacza to, że zaniedbania w zakresie sprawozdawczości finansowej mogą rodzić poważne konsekwencje osobiste dla członków zarządu, a także negatywnie wpływać na funkcjonowanie samej spółki.

W razie pytań, a także pomysłów tematów na kolejne wydania Newsletter’a zapraszamy do kontaktu:

[email protected]