Umowa zawarta na odległość – czy jest ważna? Jakie warunki musi spełniać?

Obowiązujące w Polsce przepisy przewidują możliwość zawarcia w pełni legalnej i wiążącej obie strony umowy na odległość. Co więcej – prawo w tym aspekcie zapewnia konsumentowi szczególną ochronę. W jaki sposób? Kiedy umowa zawarta na odległość jest ważna? Kiedy można od niej odstąpić i w jakich okolicznościach?

Umowy zawierane na odległość stanową według różnych szacunków nawet 50 procent wszystkich kontraktów rynkowych w Polsce. To oczywiście efekt bardzo prężnego i intensywnego rozwoju branży e-commerce i handlu elektronicznego. Najczęściej porozumienie tego rodzaju między konsumentem a przedsiębiorcą osiągane jest za pomocą telefonu lub sieci internetowej. Umową zawieraną na odległość jest m.in. dokonanie zakupu w dowolnym sklepie internetowym, wykupienie na stronie biura podróży wycieczki lub wakacji czy zamówienie usługi telewizji kablowej poprzez rozmowę telefoniczną z konsultantem. Aby jednak umowa była uznana za zawartą na odległość, musi spełnić kilka wymogów.

Umowa zawarta na odległość – kim jest konsument?

Aby precyzyjnie omówić szczegóły funkcjonowania w Polsce umów zawieranych na odległość, w pierwszej kolejności należy wyjaśnić, kim tak naprawdę w świetle prawa jest konsument. Według art. 22¹ kodeksu cywilnego to osoba fizyczna, która dokonuje z przedsiębiorcą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową. Zapis ten oznacza, że konsumentem nie może być np. spółka prawa handlowego lub fundacja. Co istotne – status ten przysługuje zarówno osobom, które nie prowadzą firmy, jak i właścicielom poszczególnych biznesów. W przypadku tych ostatnich, stają się oni konsumentami podczas dokonywania danej transakcji, jeśli ta nie ma związku z gospodarczą bądź zawodową działalnością danego podmiotu.

Kiedy mówimy o umowie zawartej na odległość?

Zgodnie z zapisami ustawy z dnia 30 maja 2014 roku o prawach konsumenta, za umowę zawartą na odległość uważa się umowę zawartą w ramach zorganizowanego systemu zawierania umów na odległość, bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, z wyłącznym wykorzystaniem jednego lub większej ilości środków porozumiewania się na odległość do chwili zawarcia umowy włącznie.

Prościej rzecz ujmując – umowa zawarta na odległość to taki kontrakt, przy którym na żadnym etapie zawierania nie doszło do spotkania konsumenta z przedstawicielem drugiej strony transakcji.

Czy umowa zawarta na odległość i umowa zawarta poza lokalem przedsiębiorstwa jest tym samym?

Umowa zawarta na odległość często utożsamiana jest z umową zawieraną poza lokalem przedsiębiorstwa. W rzeczywistości są to jednak dwa różne rodzaje kontaktów i odmienne sytuacje prawne. Umowa zawarta poza lokalem przedsiębiorcy spełnia jeden z poniższych warunków:

• zawarto ją przy jednoczesnej fizycznej obecności stron w miejscu, które nie jest lokalem przedsiębiorstwa danego przedsiębiorcy,
• zawarto ją w wyniku przyjęcia oferty złożonej przez konsumenta w okolicznościach, o których mowa w poprzednim podpunkcie,
• zawarto ją w lokalu przedsiębiorstwa danego przedsiębiorcy lub za pomocą środków porozumiewania się na odległość bezpośrednio po tym, jak nawiązano indywidualny i osobisty kontakt z konsumentem w miejscu, które nie jest lokalem przedsiębiorstwa danego przedsiębiorcy, przy jednoczesnej fizycznej obecności stron
• zawarto ją podczas wycieczki zorganizowanej przez przedsiębiorcę, której celem lub skutkiem jest promocja oraz zawieranie umów z konsumentami.

Jednocześnie warto wyjaśnić, że za lokal przedsiębiorstwa uważa się miejsce prowadzenia działalności będące nieruchomością albo częścią nieruchomości, w którym przedsiębiorca prowadzi działalność na stałe lub miejsce prowadzenia działalności będące rzeczą ruchomą, w którym przedsiębiorca prowadzi działalność zwyczajowo albo na stałe.

Kiedy można odstąpić od umowy zawartej na odległość?

Konsument, który zawarł umowę na odległość, może odstąpić od niej w ciągu czternastu dni bez podawania przyczyny podjęcia takiej decyzji oraz bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów. Co ważne – przy liczeniu terminu czternastu dni nie uwzględnia się dnia, w którym nastąpiło objęcie rzeczy w posiadanie (w przypadku umowy zakupu) lub zawarcie umowy o świadczenie usług. Przykładowo – zamówiony 13 czerwca w sklepie internetowym przedmiot, dociera do konsumenta dwa dni później, czyli 15 czerwca. Czas na odstąpienie od umowy zaczyna liczyć się więc od 16 czerwca i dobiega końca 29 czerwca. Jeśli zamówienia dociera do klienta partiami, okres odstąpienia od umowy zaczyna naliczać się dopiero wtedy, gdy zakupy w całości dotrą pod wskazany adres.

Jeżeli przedsiębiorca nie poinformował konsumenta o prawie odstąpienia od umowy, to wygasa ono po dwunastu miesiącach od upływu czternastodniowego terminu.

Konsument musi pamiętać, że ma obowiązek zapłaty za świadczenia spełnione do chwili odstąpienia od umowy. Ponadto przedsiębiorca nie zobowiązuje się do zwrotu konsumentowi poniesionych przez niego dodatkowych kosztów zwrotu, jeśli wybrana została inna niż najtańsza i oferowana przez przedsiębiorcę metoda dostarczenia zamówionego towaru.

Kiedy nie można odstąpić od umowy zawieranej na odległość?

Od tego rodzaju umowy nie można odstąpić m.in. w przypadku umowy o świadczenie usług, jeśli przedsiębiorca wykonał w pełni usługę za wyraźną zgodą konsumenta, który został poinformowany przed rozpoczęciem świadczenia, że po spełnieniu świadczenia przez przedsiębiorcę utraci prawo odstąpienia od umowy.

Ponadto odstąpienie nie dotyczy umów, w których ceny lub wynagrodzenia zależą od wahań na rynku finansowym i nad którymi przedsiębiorca nie ma faktycznej kontroli i które dodatkowo mogą zmienić się przed upływem terminu odstąpienia od umowy.

Odstąpienie nie jest też możliwe w przypadku, gdy przedmiotem transakcji są przedmioty prefabrykowane, wyprodukowane według specyfikacji konsumenta lub służące zaspokojeniu jego zindywidualizowanych potrzeb.

Oprócz tego wyjątek stanowią przedmioty umowy o krótkim terminie przydatności do użycia i rzeczy dostarczane w zapieczętowanym opakowaniu.

Ważna jest także kwestia użytkowania zakupionego przedmiotu. Zgodnie z art. 34 ust. 4 ustawy o prawach konsumenta konsument ponosi odpowiedzialność za zmniejszenie wartości rzeczy będące wynikiem korzystania z niej w sposób wykraczający poza konieczny do stwierdzenia charakteru, cech i funkcjonowania rzeczy, chyba że przedsiębiorca nie poinformował konsumenta o prawie odstąpienie od umowy zgodnie z wymaganiami art. 12 ust. 1 pkt 9 ustawy o prawach konsumenta.

Jak odstąpić od umowy zawartej na odległość?

Konsument może odstąpić od umowy zawartej na odległość, składając drugiej stronie w terminie czternastu dni odpowiednie oświadczenie. Jednocześnie ma obowiązek zwrócić rzecz przedsiębiorcy lub przekazać ją osobie upoważnionej przez przedsiębiorcę do odbioru nie później niż czternaście dni od momentu odstąpienia od umowy. Wyjątek od tej reguły stanowi jedynie sytuacja, gdy sprzedawca zaproponował samodzielne odebranie przedmiotu umowy.

Sam sprzedawca ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od otrzymania oświadczenia konsumenta o odstąpieniu od umowy, zwrócić konsumentowi wszystkie dokonane przez niego płatności, w tym koszty dostarczenia. Zwrot ten musi nastąpić przy użyciu takiego samego sposobu zapłaty, jakiego użył konsument, chyba że konsument wyraźnie zgodził się na inny sposób zwrotu, który nie wiąże się dla niego z żadnymi kosztami. Sprzedawca ma prawo wstrzymać się z wypłatą środków konsumentowi do momentu otrzymania rzeczy z powrotem lub dostarczenia przez konsumenta dowodu jej odesłania (chyba że sprzedawca zgodził się odebrać towar samodzielnie).

Czy umowa zawarta przez telefon jest skuteczna?

Tak, jeśli jednak transakcja ta spełnia kilka wymogów. Sama inicjacja kontaktu konsultanta za konsumentem nie ma znamion zawarcia kontaktu. By do tego doszło, musi nastąpić wyraźna i udokumentowana akceptacja obu stron do przeprowadzenia faktycznej rozmowy mającej na celu doprowadzić do finalizacji transakcji. Strona sprzedająca musi uprzedzić o charakterze tego rodzaju kontaktu, wskazać główne cechy proponowanego świadczenia, przedstawić dane identyfikacyjne, cenę świadczenia, a także jasno i wyraźnie poinformować o sposobie płatności i terminie zapłaty za usługę bądź produkt. Umowa zawarta może być tylko wtedy, gdy ustalenia z konsumentem zostaną utrwalone na trwałym nośniku, który zdefiniowany jest przez ustawę konsumencką jako materiał lub narzędzie umożliwiające konsumentowi lub przedsiębiorcy przechowywanie informacji kierowanych osobiście do niego, w sposób umożliwiający dostęp do informacji w przyszłości przez czas odpowiedni do celów, jakim te informacje służą, i które pozwalają na odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej postaci. W praktyce może być to więc dokument pisemny, wydruk, płyta CD/DVD, pendrive, dokumenty podpisane elektronicznie czy wiadomość e-mail. 

Co ważne – brak odpowiedzi konsumenta na trwałym nośniku nie jest jednoznaczne z udzieleniem przez niego zgody na zawarcie umowy.